Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

SEWA System GmbH
Stöcklstr. 12
84561 Mehring
Deutschland

Telefon: +49 177 242 96 35
E-Mail: info@sewa-system.de

2. Bereitstellung der Website und Serverprotokolle

Beim Aufruf dieser Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Adresse, Referrer-URL, Browser- und Geräteinformationen sowie HTTP-Status gehören. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und technische Angriffe aufzuklären.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb unseres Internetauftritts. Die Website wird über ChatGPT Sites bereitgestellt. OpenAI verarbeitet dabei gehostete Daten als Auftragsverarbeiter für uns. Anbieter für Nutzer mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland.

Weitere Informationen finden Sie im Datenschutznachtrag für ChatGPT Sites und in der europäischen Datenschutzerklärung von OpenAI.

3. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten – etwa Name, Kontaktdaten, Inhalt Ihrer Nachricht und gegebenenfalls Unternehmensangaben – um Ihre Anfrage zu beantworten und die weitere Kommunikation zu führen.

Bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anliegen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die sachgerechte Bearbeitung und Dokumentation Ihrer Anfrage. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Kontakt über WhatsApp

Unsere Website enthält einen einfachen Link zu WhatsApp. Allein beim Laden der Website wird über diesen Link keine Verbindung zu WhatsApp aufgebaut. Erst wenn Sie den Link auswählen, verlassen Sie unsere Website und es gelten die Bedingungen des von Ihnen verwendeten WhatsApp-Dienstes.

Bei einer Nachricht an uns verarbeiten wir insbesondere Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen, den Nachrichteninhalt und Kommunikationsdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglicher oder vertraglicher Kommunikation, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen, von Ihnen gewählten Kommunikationsmöglichkeit. Wenn Sie WhatsApp nicht nutzen möchten, können Sie uns jederzeit per E-Mail oder Telefon erreichen.

Informationen zur eigenständigen Datenverarbeitung durch WhatsApp finden Sie in der WhatsApp-Datenschutzrichtlinie für die Europäische Region.

5. Anfrage einer Vertriebspartnerschaft oder eines App-Zugangs

Wenn Sie über die auf der Website angebotenen Kontaktwege eine Vertriebspartnerschaft oder einen Zugang zur SEWA App anfragen, verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Unternehmensdaten sowie die Angaben zu Ihrem Anliegen. Dies dient der Prüfung Ihrer Anfrage, der Kontaktaufnahme und gegebenenfalls der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei einer unverbindlichen geschäftlichen Anfrage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Geschützter Zugang mit ChatGPT

Für den geschützten Bereich nutzen wir die Anmeldefunktion „Mit ChatGPT anmelden“. Nach erfolgreicher Anmeldung werden uns Ihre E-Mail-Adresse und – sofern in Ihrem Konto vorhanden – Ihr Anzeigename sowie technisch erforderliche Authentifizierungsdaten übermittelt. Wir verwenden diese Daten zur Identitätsprüfung, Zugriffskontrolle und persönlichen Darstellung des geschützten Bereichs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Zugang zur Erfüllung einer Vereinbarung mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen bereitgestellt wird. Ergänzend beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, den Zugang zu geschäftlichen Funktionen sicher auf berechtigte Nutzer zu beschränken. OpenAI verarbeitet Daten im Zusammenhang mit Ihrem ChatGPT-Konto auch in eigener Verantwortung; nähere Informationen finden Sie in der oben verlinkten Datenschutzerklärung von OpenAI.

7. Daten im geschützten Bereich

Bei der Nutzung der SEWA App können – abhängig von der freigeschalteten Funktion – Benutzer- und Unternehmensstammdaten sowie von Ihnen eingegebene Such-, Produkt-, Kunden-, Kalkulations- oder Vorgangsdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der gewählten App-Funktionen und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Daten ausschließlich im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeiten, bleibt dieser für die Rechtmäßigkeit der Eingabe und die Information der betroffenen Personen verantwortlich.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Auf der öffentlichen Informationsseite setzen wir derzeit keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies ein. Für Anmeldung, Zugriffsschutz und Sitzungsverwaltung können technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen eingesetzt werden. Sie sind für die von Ihnen angeforderte Funktion erforderlich und beruhen auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf den in Abschnitt 6 genannten Rechtsgrundlagen.

9. Links zu externen Websites

Die Website verlinkt auf Hersteller- und Partnerseiten. Es handelt sich um normale Links; beim bloßen Laden unserer Seite werden über diese Links keine Daten an die Zielseiten übertragen. Erst nach Ihrer Auswahl öffnet sich die externe Website. Für die dortige Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur Personen Zugriff, die Ihre Daten für die genannten Zwecke benötigen. Externe Empfänger können insbesondere Hosting- und IT-Dienstleister, Kommunikationsanbieter sowie von uns eingesetzte Berater sein. Sie erhalten Daten nur, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich, gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist. Auftragsverarbeiter werden nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

11. Übermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung internationaler Dienstleister kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Bei der eigenständigen Nutzung von WhatsApp oder ChatGPT gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Anfragen löschen wir grundsätzlich nach abschließender Bearbeitung, sofern keine weitere Vereinbarung, kein berechtigtes Interesse an einer befristeten Dokumentation und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegenstehen. Vertrags- und abrechnungsrelevante Unterlagen werden für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt. Technische Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für Betrieb und Sicherheit nicht mehr benötigt werden.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die zur Bearbeitung notwendigen Kontaktangaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht beantworten. Ohne die für Anmeldung und Zugriffsschutz erforderlichen Daten kann der geschützte Bereich nicht genutzt werden.

14. Ihre Datenschutzrechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@sewa-system.de.

15. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Unternehmen mit Sitz in Bayern ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 981 180093-0
Online-Beschwerde beim BayLDA

16. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Übertragung dieser Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Ein absoluter Schutz bei der Datenübertragung im Internet kann dennoch nicht garantiert werden.

17. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet über diese Website nicht statt.

18. Aktualität dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

Stand: September 2026